HR-bot: функции и задачи

В работе HR-специалистов много рутины, которая отнимает время. Просмотр откликов, первичный опрос кандидата, ответы на повседневные звонки сотрудников — на это уходит большая часть рабочего дня. Но теперь есть способ сократить количество рутины: на помощь приходят HR-боты, которые берут на себя часть задач подразделения по управлению персоналом.

Что такое HR-боты

HR-бот — это разновидность чат-бота. Такие боты созданы, чтобы упростить и ускорить подбор, онбординг, информационную поддержку сотрудников. Они отвечают на запросы в мессенджерах, чатах на сайте и в соцсетях. Такого бота можно также подключить к личным кабинетам работных сайтов и интегрировать с внутренними системами компании (CRM, AST).

Например, в рекрутинге с помощью бота можно автоматизировать значительную часть процесса. HR-бот может:

• при первом контакте с кандидатом проверять, соответствует ли он ключевым требованиям — например, есть ли релевантный опыт работы;
• автоматически подтверждать получение резюме и рассказывать соискателю о дальнейших этапах процесса;
• отвечать на вопросы о компании и условиях работы;
• назначать встречи с HR-специалистом и напоминать кандидатам о предстоящем интервью;
• запрашивать обратную связь от кандидатов после собеседования, чтобы оценить качество подбора и найти узкие места (например, устроил ли кандидата срок ожидания встречи или насколько прозрачными показались условия работы);
• собирать и анализировать данные по процессу найма, чтобы помочь HR-специалистам и руководителям увидеть узкие места — например, заметить, что кандидаты отказываются из-за слишком низкой зарплаты.

Но этим функции бота не ограничиваются. Он также может помогать HR-специалистам с рутинными процессами внутри компании.

• Помогать новым сотрудникам адаптироваться. Бот может подсказать, как правильно пользоваться внутренними системами, рассказать о корпоративной культуре и внутренних правилах.
• Отвечать на вопросы о рабочих моментах. Вместо того чтобы звонить в отдел кадров с вопросами об отпусках, больничных или графике работы, можно просто спросить у бота.
• Собирать информацию. Например, боты могут проводить опросы удовлетворенности сотрудников условиями работы.
• Повышать вовлеченность сотрудников. Бот напомнит о корпоративных мероприятиях, поздравит с достижениями и днем рождения.

Принцип работы HR-бота

Чат-бот использует алгоритмы обработки естественного языка (NLP), чтобы понимать текстовые запросы пользователей и правильно реагировать на них. Бот выделяет в запросе ключевые слова и по ним определяет намерение. Например, кандидат спрашивает бота: «Какие у вас требования к знанию английского языка?» Бот понимает, что запрос касается вакансии и уровня знания языка, и выдает ответ с описанием требований.

Для разных типов запросов бот использует разные сценарии, которые в него заложены. Сценарий для чат-бота — это продуманная структура диалога, которая определяет, как бот будет общаться с пользователем. Он включает набор вопросов, ответов и переходов между ними.

У HR-бота могут быть сценарии для проведения первичного интервью, рассказа о вакансиях, назначения встреч и других задач. Допустим, кандидат подает заявку на вакансию. В этом случае бот запускает сценарий первичного скрининга: задаёт вопросы об образовании, опыте работы и ключевых навыках.

Сценарий может разветвляться в зависимости от ответов пользователя. Например, ответ «да» на вопрос о релевантном опыте ведет на ветку с вопросом о сроке работы в нужной должности. А ответ «нет» — на ветку с вопросами о других навыках.

Рассмотрим на примере, как может проходить сеанс общения с HR-ботом:

1. Кандидат заходит на сайт компании и открывает чат с HR-ботом, чтобы узнать о текущих вакансиях.
2. Бот анализирует запрос и предлагает список вакансий, соответствующих интересам кандидата.
3. Кандидат выбирает интересующую вакансию, и бот начинает задавать вопросы для первичного отбора.
4. На основе ответов бот оценивает соответствие кандидата требованиям и либо отсеивает его, либо назначает интервью с HR-специалистом.
5. Бот отправляет кандидату напоминание перед интервью, а после — запрос на обратную связь о взаимодействии с ботом.

Преимущества использования HR-бота

Сокращает количество рекрутеров в штате. Крупная компания может нанимать десятки сотрудников на массовые позиции каждый месяц. Чтобы лично пообщаться со всеми соискателями, нужно много рекрутеров. Но если HR-бот отсеет неподходящих кандидатов еще до собеседования, менеджеров понадобится гораздо меньше.

Разгружает сотрудников кадровой службы. HR-боты берут на себя онбординг новеньких и ответы на стандартные вопросы работников компании. В результате кадровиков никто не отвлекает звонками с вопросами о внутренних правилах, отпусках и больничных.

Отвечает кандидатам 24/7. Допустим, кандидат отправил резюме вечером и хочет знать, когда ждать ответ. Бот сразу же подтверждает получение заявки и сообщает, что ответ можно ждать в течение двух дней.

Ускоряет процесс подбора персонала. Это происходит благодаря тому, что бот способен одновременно общаться с сотнями соискателей, отбирая лучших и отсекая неподходящих. Например, агентство Email Marketing показало кейс, где HR-бот сократил время на закрытие вакансий на 40%.

Снижает количество ошибок. При ручной обработке заявок всегда есть человеческий фактор: менеджер может пропустить резюме, забыть ответить на вопрос или дать обратную связь. Бот работает по алгоритму — а значит, ни один кандидат не потеряется и ни один вопрос не останется без ответа.

Стандартизирует процесс отбора. HR-бот задает одинаковые вопросы всем кандидатам, что позволяет сравнивать ответы по единому стандарту. К тому же это исключает вероятность того, что разные рекрутеры зададут разные вопросы или по-разному оценят один и тот же ответ.

Недостатки HR-ботов

Не всегда адекватно отвечают на запросы. HR-боты не могут правильно реагировать на вопросы, которые выходят за рамки запрограммированных сценариев. Например, кандидат сталкивается с технической проблемой при подаче заявки и обращается к боту за помощью. Если эта ситуация не была предусмотрена в сценарии, бот либо не поймет запрос, либо даст стандартный ответ, который не решит проблему кандидата.

Требуют затрат на внедрение и поддержку. Чтобы создать бота, прописать сценарии, интегрировать его с HR-системами, нужно нанимать разработчика. Это может быть сложно для небольшого бизнеса или компаний с ограниченным бюджетом. Но это решаемая проблема: вместо того, чтобы нанимать программиста, можно воспользоваться готовым конструктором чат-ботов для HR. Если вашей компании нужен чат-бот в HR, примеры таких сервисов вы найдете ниже.

Конструкторы для создания HR-ботов

Конструктор HR-ботов — это платформа, которая позволяет создавать и настраивать чат-ботов для HR-задач. Чтобы использовать такую платформу, не нужно быть программистом и уметь писать код. 

BotHelp

Это универсальный конструктор чат-ботов, в котором есть предустановленный готовый шаблон для создания HR-бота под названием «Бот-помощник HR-отдела».

‍

Внутри бота соискатели увидят меню — например, кнопки с названиями вакансий. Достаточно нажать на одну из них, чтобы увидеть требования и условия работы. Как только бот получает отклик на вакансию, он тут же сообщает об этом рекрутеру, а также может автоматически занести данные в таблицу Google или CRM-систему.

Тарифы: 2 недели бесплатно, затем от 1990 р./мес.

Boris Bot

Конструктор чат-ботов с 65 готовыми блоками под разные HR-задачи: для найма, адаптации новичков, обучения, сбора обратной связи от соискателей и сотрудников.

Конструктор рассчитан на то, что собирать бота будет сам HR под конкретные задачи. HR-бот интегрируется с внутренними системами, а еще у него есть внутренняя база данных и система HR-аналитики.

Тарифы: бесплатная демоверсия на месяц, далее от 7500 р./мес.

HR Messenger

Платформа с 700 готовыми решениями, которая предлагает создать своего чат-бота для HR всего за 30 секунд.

Бота от HR-мессенджер можно подключить к кабинетам компании на HH и других HR-сайтах, а также к мессенджерам и социальным сетям. Бот будет обрабатывать все поступающие отклики и проводить первичное интервью. Также этот бот умеет собирать фидбэк после собеседований и пробных рабочих дней, проводить опросы и помогать в онбординге новых сотрудников.

Тарифы: стоимость рассчитывается индивидуально и начинается от 40000р./мес.

SmartBot

Платформа предлагает создать HR-бота на основе ChatGPT. Бот умеет выполнять задачи найма, онбординга новичков и поддержки сотрудников.

Настройка простая. Не нужно даже прописывать сценарии: достаточно загрузить в систему файл с ответами на вопросы или просто дать боту ссылку на сайт компании.

Тарифы: тестовый период — 2 недели, далее 990 р./мес. за безлимитный тариф.

Dialogflow

Платформа от Google, предназначенная для создания любых чат-ботов, в том числе для HR.

Платформа поддерживает интеграцию с сайтами и мессенджерами. Бот отвечает на запросы по заданным сценариям: опрашивает кандидатов, дает ответы на часто задаваемые вопросы. Чат-бота можно создать без навыков программирования, но интерфейс у Dialogflow не самый простой. Бота нельзя собрать перетаскиванием готовых блоков, все сценарии надо разрабатывать и прописывать самостоятельно. Еще один нюанс: интерфейс полностью на английском языке.

Тарифы: есть бесплатный пробный тариф, дальше оплата складывается из стоимости за каждый обработанный ботом запрос (0.007 доллара за один запрос).

Bot-marketing

Это платформа, где можно создать своего бота на конструкторе либо использовать одно из готовых решений.

Bot-marketing предлагает три готовых версии HR-бота: для первичных интервью, для HR-опросов и для автоматических ответов на отклики. Боты умеют собирать анкетные данные, рассказывать о вакансиях, собирать отклики и обратную связь. Можно интегрировать с внутренней CRM.

Тарифы: 7 дней бесплатно, затем от 2500 р./мес.

Chatme AI

Это сервис для создания чат-ботов с любым функционалом, в том числе и HR-помощников. Боты работают на базе искусственного интеллекта.

Платформа предлагает два готовых решения: HR-бота и бота для массового подбора персонала. HR-бота создан для задач внутри компании: поддержки сотрудников и помощи новичкам. Бот-рекрутер обрабатывает заявки с HR-сайтов, проводит первичный отбор, сам назначает интервью и вносит их в календарь. Оба бота интегрируются с Jivo, Telegram, WhatasApp и ВК.

Тарифы: есть демоверсия, стоимость рассчитывается индивидуально.